Cómo ser eficientes con nuestra base de datos de email

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No existe un secreto para ser más eficientes con nuestra base de datos de email, pero si hay maneras de trabajar con ella para ser más productivos. 

En el panorama actual en donde vemos que cada vez más aparecen canales diferentes de contacto con nuestros clientes , una de las grandes preguntas que nos hacemos los profesionales que trabajamos en este campo es: ¿Cómo hacer para que nuestro canal no sea “invisible” ante mi público y que además tenga los rendimientos esperados?

A pesar de la tendencia persistente de caídas en CTR´s y open rates, el hacer un uso segmentado y discriminado de nuestra base de datos, así como mantener un crecimiento dinámico de la misma puede minimizar estos efectos.

La importancia de mantener la calidad de nuestra base de datos

Pero para lograr lo anterior y mejorar nuestras métricas de emailing, primero debemos vigilar y controlar que podemos mantener la calidad en nuestra base de datos y para conseguirlo debemos enfocarnos en los siguientes puntos:

  • Manejo de duplicados: Es común tener en nuestro contexto variedad de bases de datos y canales de captación de emails. Por este motivo se hace necesario contar con un sistema de información centralizado que permita identificar los usuarios de manera única, de esta manera si un cliente tiene varias direcciones de correo, podemos usar fechas de últimas interacciones para poder evaluar aquella con mayor probabilidad de respuesta y hacer un envío más efectivo.
  • Identificar nuestra base real de direcciones: Una parte importante de la gestión de bases de datos es determinar cuál es nuestra parte efectiva y real de registros y para esto es importante identificar y crear políticas de manejo de hardbounces (errores permanentes) y softbounces (errores temporales) . El manejo de este tipo de direcciones puede determinar que no seamos penalizados por las ISP’s y nuestra entregabilidad se mantenga en los estándares correctos. En el caso de los softbounces podemos usar políticas de marcación para no enviar correos de manera temporal a estas direcciones y hacer tests de entrega cada cierto tiempo.
  • Manejo adecuado de opt-ins: Uno de los casos más comunes al hacer captación de correos es recibir direcciones inexistentes o con errores tipográficos. En estos casos debemos usar como buenas prácticas la doble confirmación por parte del contacto de su dirección una vez reciba el correo de alta, formularios inteligentes con correcciones lógicas de tipografía (ejemplo: un correo debe tener siempre una @) y manejo de data mining para hacer limpiezas generalizadas de errores en los contactos.
  • Enriquecimiento de la base de datos: Tener información de nuestros registros nos permite poder crear un canal de contacto más efectivo. Enriquecer nuestra base de datos se puede hacer de dos maneras: de manera interna, que se hace a través de otros canales de venta o promoción o de manera externa con empresas que pueden completar nuestros registros con información faltante en nuestra base de datos.

Segmenta y triunfarás

Una vez contemos con una base de calidad y con un volumen adecuado de correos podemos: Segmentar.

Crear segmentos de clientes no sólo se limita a crear única solución para hacer envíos, sino establecer diferentes tipologías que combinadas nos puedan llevar a ajustar la composición perfecta de variables.

Los tipos de segmentaciones más comunes son:

  • Demográficos (genero, edad, momento de vida, lugar de residencia etc)
  • Intereses y gustos (actividades, opiniones, etc)
  • Comportamentales:
    • Interacción con los correos (nuevos registros, activos, inactivos)
    • Compras o interacciones con nuestros productos (clientes compradores de ciertas categorías, clientes no compradores de una marca, pero si de la categoría etc)
    • Modelo RFM: estratificación de clientes de acuerdo a su periodicidad de compra, dinero gastado y última fecha de compra.

Finalmente, como todo en el mundo digital, lograr hacer un uso adecuado de nuestra base de datos en nuestra campaña de Email Marketing implica probar y ajustar las estrategias para identificar los valores óptimos que aplican a nuestra empresa y el modelo de negocio.


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